Gestion du programme

1. La thèse de doctorat en FSA consiste en un travail de recherche original et d'envergure, contribuant à l'avancement des connaissances dans un des domaines des sciences appliquées. La durée normale d'un doctorat en FSA est d'environ quatre ou cinq ans, selon les circonstances. Le début du doctorat s'accompagne d'un programme de formation à la recherche conduisant à un diplôme de DEA. Ce programme est organisé par la FSA (cfr. règlement du DEA FSA), ou en partenariat avec d'autres facultés ou universités.

2. Le candidat est la personne désirant réaliser un doctorat en sciences appliquées ou en architecture.

3. Le(s) promoteur(s) est (sont) la (les) personne(s) responsable(s) du suivi scientifique d'un doctorat, et est (sont) garant(s) de la qualité scientifique du projet. Il est (sont) également responsable(s) du fait que le candidat pourra disposer de l'encadrement, de l'information et des moyens nécessaires à la bonne fin de son travail.

4. Le comité d'encadrement est composé d'au moins trois membres dont le(s) promoteur(s). Il a un triple rôle. Tout d'abord, il guide et conseille, à la fois pour renforcer l'action du promoteur en ce qui concerne l'orientation des recherches et pour élargir le réseau de contacts scientifiques offerts au candidat. Les membres du comité d'encadrement doivent être à l'écoute du candidat pour l'aider de façon effective dans ses recherches; ils s'engagent donc à fournir une aide régulière au candidat pendant toute la durée de son doctorat. Ensuite, il conseille le candidat dans l'élaboration d'un programme de formation. Enfin, le comité d'encadrement évalue la qualité du travail scientifique du candidat. Dans ce contexte, il:

• recommande la réussite ou l'échec de l'épreuve de confirmation;
• participe au jury du DEA d'accompagnement;
• détermine si le travail de doctorat peut être considéré comme terminé et donc si un jury peut être constitué.

5. Le jury est composé d'au moins cinq membres, dont le(s) promoteur(s) et le président. Il est chargé d'examiner si la thèse soumise possède les qualités requises pour l'obtention du titre de docteur en sciences appliquées ou en architecture.

6. La Commission 3ème cycle FSA est un organe facultaire qui statue par délégation du Bureau de Faculté sur la recevabilité des demandes de pré-admission et d'admission, sur la confirmation et sur la composition des comités d'encadrement et de jury. En concertation avec le (les) promoteur(s), elle décide du type de programme de DEA que doit suivre le candidat. Enfin, elle constitue un organe de recours auquel candidats et promoteurs peuvent s'adresser en cas de problème dans le bon déroulement d'un doctorat. En fonction de circonstances particulières, et à la demande conjointe du (des) promoteur(s) et du candidat, la Commission 3ème cycle FSA peut accorder des dérogations au présent règlement.

7. La pré-admission est la première étape formelle du parcours d'un doctorat, et doit intervenir dès le début des travaux. Les critères d'admission au doctorat sont vérifiés lors de la préadmission, qui a pour double but d'officialiser le début du doctorat, et de permettre au candidat de s'inscrire au rôle de l'Université, de postuler une bourse qui nécessiterait une inscription préalable, de se mettre en ordre en matière d'autorisation de séjour, de sécurité sociale.

8. L'inscription au rôle de l'Université est l'étape qui officialise l'inscription du candidat en tant qu'étudiant de troisième cycle à l'UCL. Cette inscription est obligatoire immédiatement après la pré-admission.

9. L'admission consiste en l'acceptation d'un projet de doctorat et d'un comité d'encadrement soumis à la Commission 3ème cycle FSA.

10. L'épreuve de confirmation est un examen au cours duquel le comité d'encadrement évalue l'état d'avancement de la recherche et de la formation. Cette épreuve doit pouvoir constater si la thèse peut être menée à terme dans un délai raisonnable. A la suite de cet examen, le comité d'encadrement propose à la Commission 3ème cycle la poursuite (sous réserve de la réussite du DEA d'accompagnement le cas échéant), la prolongation de la période probatoire ou l'arrêt du doctorat.

11. L'inscription à la défense de thèse auprès de l'Université est l'étape administrative qui permet au candidat de présenter la défense privée.

12. Lors de la défense privée, le candidat présente les résultats de sa recherche aux membres de son jury; celui-ci décide si la défense publique peut avoir lieu.

13. La défense publique comprend une présentation de la thèse, et la réponse aux questions du jury et de l'assistance.

1. Le candidat au doctorat en sciences appliquées doit être porteur d'un des diplômes suivants :

• ingénieur civil;
• ingénieur industriel, porteur d'un DEC;
• licencié en sciences exactes;
• bio-ingénieur;
• un diplôme universitaire obtenu après au moins 5 ans d'études supérieures jugé équivalent à l'une des catégories ci-dessus.

Le candidat au doctorat en architecture doit être porteur d'un diplôme d'architecte délivré par un ISA (Institut Supérieur d'Architecture) ou d'un diplôme jugé équivalent. Dans tous les cas, au moins un des diplômes susmentionnés doit avoir été obtenu avec un grade de "Distinction" ou supérieur. Sauf cas particulier,

• les candidats déjà porteurs d'un diplôme de DEA délivré en Communauté française de Belgique ou jugé équivalent par la Commission 3ème cycle seront dispensés du DEA d'accompagnement;
• les ingénieurs civils et bio-ingénieurs devront suivre un DEA d'accompagnement;
• les ingénieurs industriels porteurs d'un diplôme de DEC, les licenciés en sciences exactes et les porteurs d'un diplôme d'architecte délivré par un ISA devront suivre un DEA préalable; s'ils sont déjà porteurs d'un DES, ils devront suivre un DEA d'accompagnement;
• les autres candidats éligibles devront suivre soit un DEA préalable, soit un DEA d'accompagnement, en fonction de leur dossier.

2. Le(s) promoteur(s) est (sont) membres du personnel académique, ou du personnel scientifique nommé à titre définitif à l'UCL, ou est (sont) titulaire(s) d'un poste jugé équivalent dans une autre institution. Au moins un des promoteurs est membre de la FSA. Pendant toute la durée du doctorat, au moins un des promoteurs doit être membre de l'UCL. L'éligibilité d'un professeur émérite est régie par le statut du personnel académique.

3. Le comité d'encadrement est constitué d'au moins trois membres, dont le(s) promoteur(s). Il peut comprendre des personnalités scientifiques extérieures à l'UCL. Les membres du comité d'encadrement ne peuvent pas tous faire partie de la même Unité. La composition du comité d'encadrement est fixée (et peut éventuellement être modifiée) par la Commission 3ème cycle FSA, sur proposition conjointe du candidat et du (des) promoteur(s).

4. Le jury est constitué d'au moins cinq membres, dont le(s) promoteur(s) et le président; tous les membres doivent être titulaires d'un doctorat ou bénéficier d'une reconnaissance scientifique internationalement reconnue et jugée équivalente. La moitié au moins des membres du jury doit être membre de l'UCL. Le jury doit comporter au moins un membre extérieur à l'UCL, et au moins deux membres extérieurs à l'Unité du candidat. La présidence du jury est assurée par le Doyen ou par son représentant. Les fonctions de président de jury et de promoteur sont incompatibles. Il n'y a aucune obligation à ce que les membres du comité d'encadrement se retrouvent dans le jury, sauf en ce qui concerne le(s) promoteur(s).

1.1 L'admission au doctorat comporte une admission provisoire, valable pour une période de 12 mois maximum, appelée pré-admission.

1.2 La demande de pré-admission au doctorat doit être effectuée dès le début des travaux de doctorat; elle peut être effectuée dès le début des travaux du DEA préalable.

1.3 Elle est adressée par le candidat au Président de la Commission 3ème cycle (c/o SFSA, rue Archimède 1 à 1348 Louvain-la-Neuve) et soumise à cette même Commission. Elle est contresignée par le candidat et le(s) promoteur(s), mentionne le sujet de recherche et est accompagnée du curriculum vitae du candidat.

1.4 La Commission 3ème cycle décide de la recevabilité de la demande et de l'admission du candidat à titre administratif. En concertation avec le (les) promoteur(s), elle décide si un DEA préalable ou un DEA d'accompagnement doit être suivi par le candidat. Le candidat est informé par écrit de ces décisions. La durée de la procédure d'admission administrative est inférieure à 2 mois, à dater du dépôt de la demande devant la Commission 3ème cycle.

1.5 Le candidat pré-admis au doctorat s'inscrit annuellement au rôle de l'Université; le payement du minerval et le droit d'inscription aux examens ne sont toutefois dus que l'année où le candidat présente la défense privée.

2.1 Au plus tard 12 mois après la pré-admission, le candidat introduira sa demande d'admission. Celle-ci est adressée par le candidat au Président de la Commission 3ème cycle et soumise à cette même Commission. La demande doit être signée par le candidat et par les membres proposés pour le comité d'encadrement.

2.2 La demande d'admission doit comporter:

• une proposition de comité d'encadrement;
• un titre (provisoire);
• un document décrivant les objectifs et les motivations du projet, la nouveauté par rapport à l'état de l'art et l'adéquation des moyens mis à la disposition du candidat;
• le curriculum vitae du candidat.

2.3 La Commission 3ème cycle décide de la recevabilité de la demande et de l'admission du candidat; le candidat est informé par écrit de ces décisions. La durée de la procédure d'admission est inférieure à 3 mois, à dater du dépôt de la demande devant la Commission 3ème cycle.

2.4 La Commission 3ème cycle fixe, s'il y a lieu, sur proposition du comité d'encadrement, un programme de formation comprenant des cours et/ou des séminaires. Si le candidat effectue son doctorat dans le cadre d'une école doctorale, ce programme tiendra compte des exigences et des modalités de fonctionnement de cette école.

2.5 Le candidat est encouragé, en cours de travail et avec l'accord de son (ses) promoteur(s), à publier des résultats relatifs à son travail de recherche. La dénomination du laboratoire ou de l'équipe de recherche doit être mentionnée dans la publication. Des résultats du travail de recherche du candidat ne peuvent être publiés par le(s) promoteur(s) sans mention de son nom.

3.1 L'épreuve de confirmation aura lieu entre 3 et 15 mois après l'admission au doctorat. Elle consiste en une présentation orale devant le comité d'encadrement d'un rapport d'activités sur l'avancement des recherches et de la formation, et des projets pour la suite du déroulement de la thèse. Enfin, le candidat doit soumettre à cette occasion un rapport écrit sur l'état actuel de ses travaux, sous la forme d'un article scientifique ou d'un document équivalent.

3.2 Après cet examen, le comité d'encadrement transmet au candidat et au Président de la Commission 3ème cycle un avis motivé sur la poursuite ou non du doctorat. Cet avis doit être signé par tous les membres du comité d'encadrement. Il comprend en outre le rapport scientifique écrit par le candidat et un résumé de 5 lignes du projet de recherche actualisé.

3.3 En cas d'avis négatif du comité d'encadrement, le candidat a la possibilité de présenter ses arguments au Président de la Commission 3ème cycle.

3.4 La Commission 3ème cycle décide, tenant compte de l'avis du comité d'encadrement, soit de confirmer l'admission du candidat (sous réserve de la réussite du DEA d'accompagnement le cas échéant), soit de prolonger la période probatoire, soit de refuser la poursuite du doctorat. Cette décision est notifiée par écrit au candidat et au comité d'encadrement dans les meilleurs délais et en tout cas dans les 3 mois qui suivent l'épreuve de confirmation .

4.1 Lorsque le candidat et le comité d'encadrement estiment le travail de recherche et le programme de formation achevés, ils en informent le Président de la Commission 3ème cycle et lui proposent un jury; cette demande doit être signée par tous les membres du comité d'encadrement et par le candidat.

4.2 Si le candidat et le comité d'encadrement sont en désaccord quant à l'achèvement de la thèse, le candidat peut adresser au Président de la Commission 3ème cycle une demande de mise sur pied d'un jury. Le Président soumet alors la question à la Commission après avoir instruit le dossier. Celle-ci statue dans les trois mois de la demande adressée par le doctorant.

4.3 Avant la constitution du jury, le candidat doit être inscrit au Secrétariat des Etudiants de l'UCL, au rôle et à la défense de thèse. Cette dernière inscription peut être prise à tout moment de l'année académique.

4.4 La Commission 3ème cycle propose au Recteur, pour désignation, la composition du jury et son président.

4.5 Dès que le Recteur a marqué son accord quant à la constitution du jury, les membres de celui-ci et le candidat sont prévenus par écrit. La défense privée peut avoir lieu. La date de cette défense est fixée par le président du jury après consultation du candidat et des membres du jury.

4.6 Le candidat transmet le projet de texte aux membres du jury au moins un mois avant la date fixée pour la défense privée.

4.7 La défense privée consiste en une présentation de la thèse par le candidat et en son appréciation critique par le jury. L'examen est suivi de la délibération du jury qui donne son avis dans les 15 jours sur la recevabilité de la dissertation. En cas d'absence, un membre du jury est tenu de remettre son avis par écrit au président du jury avant la défense privée.

4.8 L'avis du jury peut prendre 3 formes :

• avis favorable inconditionnel;
• avis favorable moyennant modifications du texte réalisables dans un délai inférieur à 3 mois ;
• demandes de révisions requérant plus de 3 mois de travail. Dans ce dernier cas, une nouvelle défense privée devra être organisée.

5.1 La date de la défense publique est fixée après que le jury a remis un avis favorable suite à la défense privée. Cette date est fixée par le président du jury après consultation du candidat et des membres du jury, et se situe au plus tôt 15 jours et au plus tard 4 mois après la remise de cet avis à la Faculté.

5.2 Le Président du jury communique au Président de la Commission 3ème cycle l'avis favorable du jury, ainsi que la date et l'heure de la défense publique.

5.3 Le texte définitif doit être remis aux membres du jury au moins quinze jours avant la défense publique.

5.4 Le candidat enverra au Président de la Commission 3ème cycle et au plus tard 10 jours avant la défense publique les informations requises par la Faculté afin d'assurer la publicité de la thèse et de sa défense publique.

5.5 La défense publique comprend la présentation orale de la thèse et la réponse aux questions du jury et de l'assistance.

5.6 Le titre de docteur en sciences appliquées est décerné sans mention. La proclamation de la décision du jury clôture l'épreuve.

5.7 Le docteur dépose un exemplaire de sa thèse à la bibliothèque des sciences exactes dans le mois qui suit la défense publique.

6.1 Le présent règlement s'applique à tous les doctorants ayant reçu leur autorisation d'inscription après le 31 janvier 2001.