A quoi sert le service fichiers (pour espace personnel et espace de groupe) ?
Le service fichiers a pour objectif de fournir des espaces de travail pour y déposer des fichiers et dossiers. L'intérêt principal du service fichiers (personnels ou de groupe) est de rendre ces espaces accessibles depuis n’importe quel endroit (bureau, salle didactique, domicile, lieu de congrès, lieu de vacances …), mais aussi d’en garantir la sauvegarde journalière.
Ces espaces de travail se distinguent suivant deux critères principaux :
1. type de l'utilisateur, les deux principaux étant :
- membre du personnel
- étudiant
2. nombre d'utilisateurs autorisés à accéder au même espace de travail :
- un utilisateur unique, qui a accès à son propre espace strictement personnel dénommé espace personnel
- un groupe d'utilisateurs, qui a accès à un espace commun ou partagé dénommé un espace de groupe. Les groupes d'utilisateurs sont normalement composés de membres du personnel et d'étudiants.
Le service fichiers se répartit entre :
- le service fichiers pour espace personnel, et
- le service fichiers pour espace de groupe
- stocker, consulter, modifier et enlever facilement des données
- bonne performance pour des copies/retraits fréquents et modérément volumineux
- sous Windows seulement, la possibilité de récupérer des données récentes par soi-même (onglet "Versions précédentes" dans Propriétés d'un document ou d'un dossier)
Des ralentissements peuvent se produire dans les cas où :
- une application génère des milliers de fichiers dans un même répertoire
- l'usage d'une méthode d'accès (WebDAV) moins performante que le CIFS (SMB) est utilisée. Ce qui sera le cas à partir de l'extérieur de l'UCL et dans le cas de Mac anciens. Voir les méthodes d'accès préconisées sur la page http://www.uclouvain.be/328739
- certains problèmes de configuration peuvent produire des temps de réponse plus longs. Exemple : mauvaise configuration DNS, WINS,... En régle générale, les ordinateurs standards sont correctement configurés.
Quelles solutions sont proposées pour des besoins non couverts idéalement par le service fichiers ?
Dans Alfresco, il désigne un espace de documents dont les droits d’accès sont gérés personnellement par l’utilisateur. Cela signife que celui-ci peut déterminer lui-même si cet espace (ou une partie de cet espace) sera accessible ou non par d'autres utilisateurs.
Qu'est-ce qu'un partage ?
Un partage désigne une ressource, un espace disque dans ce cas-ci du service fichiers, qu'un serveur met à disposition des utilisateurs, pour un usage strictement personnel ou pour être utilisé par un groupe d’utilisateurs.
Dans les deux exemples d'images ci-dessous issues de Windows, la même expression "dossier réseau partagé" est utilisée aussi bien accéder à un espace personnel qu'à un espace de groupe.
Le terme "partage" est parfois utilisé par abus de langage pour désigner restrictivement un espace de groupe.
L'espace de groupe est parfois payant suivant des règles similaires à celles appliquées aux extensions d'espace personnel.
Le volume d'espace personnel standard est indique sur : http://www.uclouvain.be/328739.html
sur mon espace personnel ou sur un espace de groupe ?
Dans la fenêtre "Poste de travail", le nom réseau correspondant :
- à l'espace personnel comprend l'identifiant global. De surcroît, lorsque votre ordinateur est connecté dans le domaine OASIS, la lettre du lecteur est toujours Z: pour l'espace personnel
- à l'espace de groupe comprend le nom du groupe sans le préfixe
Solution 1 :
Dans le cas où le lecteur réseau s'est déconnecté, d'abord supprimer la définition de l'accès via le lecteur réseau :
Clic droit sur Poste de travail
Déconnecter un lecteur réseau
Sélectionner le lecteur réseau concerné
OK
Puis redéfinir la connexion au lecteur réseau :
Clic droit sur Poste de travail
Connecter un lecteur réseau
Sélectionner dans la liste celui correspondant au service fichiers. S'il n'apparaît pas, voir pour l'adresse précise de connexion une des deux pages suivantes :
Solution 2 :
Si les problèmes de déconnexion sont récurrents (lors de l'ouverture de session, lenteur excessive, ...), il est préférable de faire installer sur votre ordinateur personnel une application dénommée "Connexion au serveur Oasis" qui règle ces problèmes.
Pour la faire installer, contacter le Service Desk.
- est pratique et son interface actuelle
- peut être installée sur sur l'ordinateur personnel sur simple demande au service desk
- permet une exploration plus aisée par le service desk (lorsque vous l'autorisez à prendre le contrôle de votre poste)
- donne le chemin complet de l'emplacement d'un espace de groupe y compris le nom précis de ce dernier. Ce qui n'est pas le cas de la connexion avec un lecteur réseau via le Poste de travail
- solutionne des problèmes parfois rencontrés (lenteur de reconnexion, pas de reconnexion, ...) avec les méthodes de reconnexion automatique utilisées précédemment.
Dans quel cas une extension est-elle payante ?
L'extension sera gratuite si elle s'insère à l'intérieur du quota de 1 To attribué d'office à une faculté/institut/plateforme tandis qu'elle sera payante si elle le dépasse.
Le responsable de la faculté/institut/plateforme gère lui-même la répartition des extensions payantes/gratuites parmi les utilisateurs. Pour leur part, les gestionnaires du service fichiers se limitent à déterminer le dépassement par rapport au quota global de départ ainsi que la facturation correspondant à ce dépassement.
Service fichiers pour espace de groupe
Si vous ne connaissez pas son identité, demandez à un membre du groupe de se connecter sur son bureau virtuel (Mon bureau) puis de cliquer sur « Gestion de groupes ». La liste des groupes auxquels il appartient apparaît. En cliquant sur le nom du groupe recherché, la liste du ou des gestionnaires apparaît.
Si cela n'aboutit pas, contacter le Service Desk (*8282).
Si vous ne connaissez pas son identité, connectez-vous sur votre bureau virtuel (Mon bureau) puis cliquez sur « Gestion de groupes ». En cliquant sur le nom du groupe concerné, le nom du ou des gestionnaires apparaît. Si cela n'aboutit pas, adressez-vous au Service Desk (78282).
Concernant les espaces de groupe, uniquement les membres du groupe y ont accès. C'est valable aussi bien pour les membres du personnel que pour les étudiants. Cependant, pour des raisons de dépannage exclusivement, des gestionnaires du service fichiers peuvent accéder à ces espaces, ainsi que le personnel du service desk, avec votre accord. Ces possibles intervenants sont soumis à un code de déontologie concernant la confidentialité des données.
C'est valable aussi bien pour les espaces personnels que pour les espaces de groupe.
Pour récupérer ses données, l'utilisateur doit le demander au service desk.
La fréquence des sauvegardes est quotidienne, y compris le week-end mais la durée de conservation des sauvegardes est variable : une sélection de celles-ci à intervalles réguliers est conservée jusque entre 1,5 an et 2 ans.
Ce régime est applicable de la même façon pour les espaces personnels et ceux de groupe.
Au delà de 2 ans, il s'agit d'archivage, un service qui n'est pas fourni par le service fichiers, ni par le SGSI.
Pour cela, s'adresser au stockage de masse :
En supplément pour les Windows : les "Versions précédentes"
(aussi appellé ShadowCopy par les informaticiens)
Notez qu'il y a une limite à la longueur du chemin d'accès aux documents : 256 caractères. Au-delà, il n'est plus possible de récupérer un document soi-même via les "Versions précedentes". Dans ce cas, s'adresser au service desk.
Le service fichiers n'est pas un service de sauvegarde. Il est destiné à héberger vos données de travail essentielles accédées régulièrement.
Pour sauvegarder les données qui restent sur votre ordinateur personnel, voyez ci-dessous :
- la page catalogue des services "Sauvegarde des données de mon ordinateur"
- dans la faq SI : http://faq.uclouvain.be/index.php?action=show&cat=73
Néanmoins, ce service requiert l'inscription de l'ordinateur concerné dans le gestionnaire de parc informatique LanDesk. Dans le cas où vous utilisez votre ordinateur privé à l'UCL, voyez avec votre RSI la solution la plus adaptée à votre situation.
Récupérer soi-même un document sur le service fichiers
avec la fonctionnalité "Versions précédentes"
Est-ce que je bénéficie automatiquement de la fonctionnalité
"Versions précédentes" sur le service fichiers ?
Comment récupérer soi-même un fichier avec
l'onglet "Versions précédentes" ?
Aller dans le dossier contenant ou ayant contenu le document.
Deux cas de figure :
- document toujours existant mais modifié par erreur ou corrompu :
Clic droit sur le document : Propriétés / Versions précédentes. Choisir la version précédente désirée, par précaution, la copier à un autre endroit que celui d’origine sinon le document qui porte le même nom est écrasé.
- document/dossier disparu :
Clic droit dans le répertoire qui contenait le document/dossier supprimé, choisir la version précédente désirée, la restaurer au même endroit.
Important : garder à l’esprit que par jour au maximum trois versions précédentes sont créées automatiquement à intervalle fixe sur la journée : à 7h, 13h et 17h (7h et 12h et 17h dans les espaces de groupe).
Par conséquent :
- un document créé à 8h et supprimé à 9h ne disposera pas de version précédente.
- un document existant, modifié deux fois de suite, à 10h et à 11h disposera pour ce jour d'une seule version précédente : celle datant de 7h (et cela jusqu'à l'heure où une version précédente est à nouveau créée automatiquement : à 12h ou 13h).
fournie par le service fichiers également pour mes données
se trouvant sur mon ordinateur personnel ?
Notez bien que dans ce cas vos "Versions précédentes" se trouvent sur votre ordinateur personnel uniquement, et ne sont pas en sécurité dans le cas d'un crash du disque qui entraînerait la perte de vos données.
Si vous voulez avoir une copie sécurisée des données (actuelles et en versions précédentes) situées sur votre ordinateur, faites-le inscrire par le service desk dans le système de sauvegarde des données des ordinateurs personnels (backup).