Le responsable du cours de chaque laboratoire prend l'initiative de réunir l'ensemble des étudiants dont le promoteur principal fait partie du laboratoire en question, les (co)promoteurs de mémoires ainsi que des chercheurs seniors, des doctorants et étudiants du même laboratoire. Ces rencontres peuvent notamment s'insérer dans le cadre des séminaires de l'unité de recherche.
Une première réunion au cours du 1er quadrimestre permet de présenter, sous forme d'un séminaire d'une quinzaine de minutes, l'objectif du mémoire, l'état des connaissances, le programme de travail et les difficultés entrevues. Une deuxième réunion au cours du 2ème quadrimestre a pour but de présenter, sous forme d'un séminaire d'une quinzaine de minutes, les objectifs du travail, une synthèse des résultats de la recherche et leurs discussions ainsi que les difficultés rencontrées.
Les étudiants d'un même laboratoire sont encouragés à préparer ensemble leurs interventions, éventuellement avec l'aide d'un chercheur senior. Les étudiants dont le promoteur principal ne fait pas partie de la Faculté auront la responsabilité d'organiser eux-mêmes les séminaires, soit en accord avec un des laboratoires de la Faculté, soit dans le laboratoire où ils effectuent leur recherche. Dans ce dernier cas, le promoteur devra confirmer par écrit auprès du coordinateur du cours que l'étudiant a bien effectué les deux présentations.
Le coordinateur du cours dans chaque programme veillera à ce que tous les étudiants effectuent leurs séminaires. Ces réunions sont suivies d'une discussion des forces et faiblesses de l'exposé oral, de l'état d'avancement du travail, de la bonne tenue du calendrier de recherche et de l'esprit critique de l'étudiant. Le calendrier des rencontres est fixé en fonction des règles propres à chaque laboratoire. Il est conseillé de garder une certaine souplesse en fonction du thème du mémoire et de son organisation (par exemple, mémoire en partenariat avec une institution étrangère ou stage-mémoire).
Les étudiants participent également aux réunions organisées par les autres étudiants du même laboratoire et, dans la mesure du possible, aux défenses de mémoire par les étudiants de la promotion précédente en septembre, aux défenses de thèse, et aux préparations du concours FRIA organisées par les personnes de la même unité.
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