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Recommandations |
- Quels documents se retrouvent ou devraient
se retrouver sur ce site ?
Compte tenu de l'objectif poursuivi, les documents référencés
seront les règlements et décisions à portée
générale d'une part, les grandes procédures,
d'autre part, qui gouvernent la vie de l'université.
- Quand et comment introduire des documents
mentionnés / nouveaux documents ?
2.1. documents mentionnés :
Les documents-papier non encore accessibles via le Web sont toutefois,
a priori, déjà référencés sur
le site "règlements". Un renvoi (avec lien) est
créé vers les services auprès desquels la
version "papie" de ce document est accessible.
Le service responsable de ces documents devrait, à brève
échéance, le placer sous forme Web sur le serveur
le plus proche du " lieu décisionnel ". Sur la(les)
page(s) Web, le service établit un lien vers la table des
matières générale. L'insertion se fait au
moyen du logiciel "Dreamweaver".
2.2. documents nouveaux :
Tout nouveau règlement / nouvelle procédure devrait
pouvoir se retrouver sur le site (à l'aide du logiciel
"Dreamweaver"), avec un lien vers la table des matières
générale :
- s'il s'agit d'une mise à jour d'un document existant
déjà sur le Web, le document "ancien"
devrait être effacé et remplacé mais sa
référence pourrait figurer en bas du nouveau
texte (à préciser selon le type de modification…).
- s'il s'agit d'un nouveau document, l'insertion se fera sur
le serveur le plus proche du " lieu décisionnel
" avec un lien adéquat vers la table des matières
générale et vice-versa.
2.3. Dès création de nouvelles pages, merci de
penser à avertir le info-rectorat@uclouvain.be.be,
afin que le lien à partir de la page " règlements
", soit ou actualisé ou créé.
- Quel accès [internet (public)
- réservé (UCL) - restreint à quelques-uns
(r)] ?
3.1. Qui décide du niveau d'accès ?
Le service responsable décide lui même du niveau
d'accès. S'il hésite, il peut adresser ses questions
au groupe de pilotage via le info-rectorat@uclouvain.be.be.
Celui-ci fournira un conseil/une orientation non contraignante,
qui servira à moyen terme à compléter les
recommandations à ce propos.
3.2. Selon quels principes ?
Le principe à retenir est un dépôt sans limitations,
sur l'internet ("public") ; une limitation de l'accès
aux tiers ( "réservé UCL" -) ou, a fortiori,
un accès "restreint" à certains utilisateurs
de l'UCL devrait être justifié, par exemple, en fonction
des "usagers" ou pour un motif de confidentialité.
Par exemple :
- les règlements "fondateurs" de l'UCL doivent
pouvoir se retrouver sur l'internet ("public"), de même
que les programmes de cours, accessibles aux futurs étudiants
;
- d'autres règlements, qui intéressent principalement
les membres de l'UCL (conventions collectives, règles d'octroi
de bourses diverses, informations de type réglementaire
du conseil rectoral, du Conseil d'administration ou du Conseil
académique) et/ou dont nous ne souhaitons pas qu'ils soient
largement diffusés seront mis en accès "UCL",
- certains règlements enfin, parce qu'ils contiennent de
la "jurisprudence" (aide à la décision)
ou qu'ils sont par nature confidentiels, pourraient être
mis en usage "réservé", comme l'ABCDaire.
- Quelles mentions devraient apparaître
sur toute page créée et destinée à
être référencée sur le Web " règlements
" ?
4.1. en marge du texte :
- l'organe décisionnel (pour les règlements) ;
- le nom de la/les personnes qui en assume(nt) la responsabilité
(avec lien cliquable vers la structure) et/ou vers la personne
de contact , avec lien cliquable vers son adresse électronique
;
- la date de création ou de mise à jour, avec lien
éventuel vers le texte précédent.
4.2. sur le titre / lien :
- le titre complet et aisément compréhensible ;
- le type d'accès.
4.3. Les boutons Web UCL (page/lay-out classique UCL) + la mise
en page générale - Référence ADCP
- Attention à bien être attentif
aux "responsabilités" des sites(des pages) et
de leur entretien
Toute hésitation doit être communiquée, par
courrier électronique pour une faculté, aux DAFS,
pour l'AC/LS, à l'adresse info-rectorat@uclouvain.be.be.
- Les règlements doivent-ils apparaître
dans une sous-rubrique du site local ?
Idéalement, un sous-titre " règlement "
devrait apparaître sur chaque page d'accueil des sites référencés
dans la table des matières (par ex. une page d'accueil
d'une faculté / d'un département / d'un service,
la page d'accueil d'un organe…).
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